Usprawnienie wykonywania rozliczenia księgowego firmy

Przekazywanie przedsiębiorcom najważniejszych informacji o wynikach finansowych firmy w danym miesiącu bardzo często jest czynnością wymagającą wykonywania setek telefonów i pisania ogromnych ilości maili – dla każdego biura rachunkowego czy osoby odpowiedzialnej za księgowość w przedsiębiorstwie jest to praktycznie codzienność. Niestety, coś takiego trzeba nierzadko wykonywać minimum 3 razy w ciągu całego miesiąca; konieczność taka pojawia się przy okazji wyliczania podatku dochodowego, VAT oraz należności dla ZUS.

Warto w takim razie zapoznać się ze sposobami pozwalającymi na zautomatyzowanie tego procesu i znaczne usprawnienie pracy całego zespołu. Każdy związany z zawodem księgowego zgodzi się co do tego, że praca taka w dużym stopniu opiera się przede wszystkim na cyklicznym wykonywaniu tych samych czynności. W ustalonym z góry terminie trzeba tutaj przygotowywać informacje dotyczące składek ZUS oraz podatkach do zapłacenia. Praca w biurze rachunkowym opiera się dodatkowo na okresie dostarczania przez poszczególne firmy dokumentów, które są niezbędne do przygotowywania takich informacji. Coś takiego powoduje, że zajęcia te stają się po prostu bardzo nużące i dość czasochłonne. Biura rachunkowe otrzymują od współpracujących z nimi firm praktycznie te same wiadomości każdego miesiąca, zaś praca księgowych nie jest ani odrobinę urozmaicone. Co miesiąc trzeba tu po prostu cyklicznie wykonywać w kółko te same czynności. Bardzo ważnym tematem jest odpowiednie zorganizowanie komunikacji pomiędzy klientem a księgowymi. Jest to także związane z optymalizacją procesu rozsyłania informacji rozliczeniowych do klientów. Można oczywiście robić to ręcznie, ale wymaga to tworzenia każdego dnia dziesiątek niemalże identycznych wiadomości zawierających w gruncie rzeczy takie same informacje. Obecnie mamy jednak do dyspozycji całe mnóstwo narzędzi, z których zdecydowanie warto skorzystać – dzięki nim cały ten proces będzie bardziej usystematyzowany oraz sprawniejszy. Takie funkcje ma do zaoferowania aplikacja Saldeo, która jest stworzona do komunikacji oraz przesyłania informacji lub dokumentów pomiędzy księgowym pracującym w biurze a firmą, która jest jego klientem. Warto zapoznać się bliżej zdziałaniem tego mechanizmu. Zadaniem księgowego jest dodawanie do aplikacji zestawień pochodzących z różnych programów księgowych.

Mogą to być na przykład podsumowania KPiR, deklaracje ZUS, PIT albo VAT. Są one odczytywane przez system, a następnie na podstawie standardowych metod przekazywane do firm razem z informacjami dotyczącymi rozliczenia. Takie informacje są ponadto dostępne dla firmy po zalogowaniu do systemu; poddaje się je także wstępnej analizie. Do podawania wyników służą tutaj zarówno zwykłe tabele jak i graficzne wykresy przygotowane w przyjaznej dla użytkownika formie. Skorzystanie z tej aplikacji w naprawdę ogromnym stopniu może ułatwić oraz usprawnić pracę każdego biura rachunkowego.

 

23 czerwca 2015