Jak zoptymalizować pracę w księgowości?

Sprawa praca w księgowości jest rzeczą niesamowicie istotną dla każdej firmy. Aby móc osiągnąć przy tym jak najlepsze efekty należy przede wszystkim dobrze przyjrzeć się zadaniom poszczególnych pracowników i niemalże rozłożyć na czynniki pierwsze wszystkie zachodzące tutaj procesy. Mimo wszystko jednak warto, bowiem może to naprawdę znacząco usprawnić działanie danej firmy. Istnieją cztery podstawowe etapy pracy ze wszystkimi dokumentami.

Pierwszym z nich jest ich przyjmowanie i przepisywanie wszystkich ważnych, zamieszczonych w nich danych do programu księgowego. Drugi to dekretacja dokumentu. Następnie miejsce ma księgowanie transakcji po stronie programu księgowego. Na samym końcu następuje zaś archiwizacja dokumentów źródłowych – głównie przeniesienie ich w odpowiednim porządku do archiwum. Nikomu nie trzeba chyba mówić, że chaos jest jednym z najpoważniejszych zagrożeń dla normalnego funkcjonowania danej firmy. Jeśli zatem podzielimy całą pracę na jasno określone i dokładnie opisane etapy, będziemy mogli z łatwością rozdzielić poszczególne zadania innym pracownikom. Jest to bardzo ważne, bowiem dzięki temu każdy będzie wiedział, za jakie dokładnie rzeczy jest w firmie odpowiedzialny i kogo w razie konieczności trzeba będzie zastąpić. Dzięki takiemu układowi można znacznie łatwiej unikać wielu niedomówień i konfliktów. Co więcej, jest to po prostu sposób na znaczne zwiększenie wydajności w pracy, bowiem konkretny pracownik musi tu być skupiony wyłącznie na wąskim zakresie otrzymanego przez siebie zadania. Wyniki finansowe danej firmy w naprawdę ogromnym stopniu uzależnione są właśnie od usystematyzowania wszystkich procesów zachodzących w jej księgowości. Coś takiego pozwala nie tylko na znaczne usprawnienie pracy, ale również i na ogromne obniżenie kosztów obsługi klienta. W niektórych firmach w których przeprowadzono taką reorganizację pracy koszty prowadzenia księgowości zmalały nawet o 30-40%, zaś praca przyśpieszyła niekiedy o połowę. Taki argument przemawiający za wdrożeniem odpowiedniej strategii prowadzenia księgowości powinien zatem trafić do każdego. Obecnie na rynku w Polsce możemy spotkać się głównie z dwoma podstawowymi modelami prowadzenia księgowości. Pierwszy z nich to tak zwany model "od A do Z", w którym księgowy odpowiedzialny jest za zajmowanie się dokumentami od samego początku do końca.

Drugi to model "dwóch ról", w przypadku którego dzieli się obowiązki pomiędzy księgowego a osobę wprowadzającą dokumenty. W przypadku modelu "od A do Z" mamy do czynienia z księgowym, który w firmie odpowiada za cały oddział. Istotną zaletą tego modelu jest duża odpowiedzialność za wykonywane zadania oraz znaczna specjalizacja podmiotowa. Z drugiej strony musimy tutaj zatrudniać wykwalifikowanego księgowego który w dużym stopniu zajmuje się przede wszystkim rzeczami niewymagającymi żadnej specjalistycznej wiedzy. Dodatkowo osoba taka posiada tutaj szeroki zakres obowiązków, przez co łatwo może dopuścić się błędu na dowolnym etapie swojej pracy. Drugi opisywany model zakłada znacznie większy podział obowiązków. Księgowy odpowiada za dekretację oraz księgowanie dokumentów, podczas gdy ich przyjmowanie, segregowanie i wprowadzanie do programu księgowego spoczywają na barkach innego, oddelegowanego do tego pracownika. Oczywistą zaletą tego modelu jest specjalizacja przedmiotowa – poszczególne osoby mają tutaj znacznie węższy zakres obowiązków, przez co zmniejsza się ryzyko popełnienia poważniejszych błędów na dowolnym etapie pracy. Dzięki skupieniu się na konkretnym, wąskim zakresie znacznie podnosi się wydajność pracowników.

 

 

9 czerwca 2015