Skuteczny podział pracy w księgowości firmy

Bardzo ważne jest zadbanie o to, aby przepływ informacji pomiędzy księgowym a klientem był w pełni zadowalający dla obu stron. Musimy wiedzieć, w jakiej sytuacji klient uzna, że otrzymał już wystarczającą ilość informacji o danej firmie, oraz kiedy księgowy będzie w stanie je dostarczyć. W czasie optymalizowania pracy księgowości w firmie stworzenie odpowiednich dróg komunikacji jest niesamowicie istotną sprawą.

Na temat dobrej komunikacji na linii księgowy – klient powstało już mnóstwo obszernych książek. Bardzo ważne jest tutaj przede wszystkim tworzenie komunikatów, które byłyby w pełni zrozumiałe i czytelne dla odbiorców, bowiem wszelkie zakłócenia w komunikacji są tutaj niewskazane. Równocześnie trzeba upewnić się co do tego, że niezbędne informacje trafiają do odbiorców w odpowiednim terminie, zaś cały proces przebiega w sposób jasny dla obu stron. Przed dokładniejszym zajęciem się tematem komunikacji między księgowymi i klientem trzeba wcześniej pomysleć, jakie tak w ogóle komunikaty tutaj przesyłamy i jakimi działalniami zajmują się obie strony tego procesu. Istnieje wiele informacji wysyłanych przez księgowych. Do najważniejszych z nich należą te związane między innymi z wynikami finansowymi firmy, kwotach podatku ZUS do zapłaty, płacach dla pracowników, przypomnieniach o konieczności dostarczenia danego dokumentu czy też bilansach, zyskach i stratach oraz innych tego typu rzeczach. Klient może natomiast komunikować się z księgowym w innych sprawach – dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia, dokumentów kadrowych pracowników (wniosków, umów itp), oraz pytań merytorycznych i kwestii związanych z bieżącą działalnością firmy. Zakres komunikacji może tutaj zatem być bardzo szeroki; jeśli chcemy, aby zarówno klient jak i księgowy byli zadowoleni z komunikacji, to koniecznie musimy dopracować jej sposoby we wszystkich szczegółach. Jedynie dzięki stworzeniu odpowiednich procedur komunikacja z klientem będzie korzystnie wpływała na pracę w księgowości. Zdaniem większości specjalistów, kluczem do sukcesu jest tutaj możliwie największe usystematyzowanie wszystkich wykonywanych czynności oraz ograniczenie tych, które są najczęściej powtarzane. Oczywiście, istnieje tutaj wiele dość standardowych błędów które są często popełniane przez przedsiębiorców – nawet jeśli komuś wydaje się, że komunikacja z klientem działa w jego firmie bez zarzutu. Błędy takie w większości przypadków wynikają z braku automatycznych procedur w przesyłaniu do klientów informacji o rozliczeniach księgowych, Pracownicy księgowości niemalże każdego dnia wysyłają mnóstwo tego typu informacji na temat ZUS lub podatków do zapłacenia albo też o wynikach finansowych firmy.

Samo tworzenie takich maili jest dla nich bardzo czasochłonne, nawet w przypadku, gdy są one oparte na jednym tylko szablonie. Czasami trwa to nawet 1-2 dni, a cały ten proces trzeba powtórzyć około 3 razy w ciągu miesiąca. Podobnie wygląda to również z otrzymywaniem poszczególnych komunikatów od klientów. Aby uniknąć tego typu problemów można skorzystać ze specjalnej aplikacji do elektronicznego przesyłania takich dokumentów. Każdy klient tworzy w niej własne archiwum, przez co księgowy otrzymuje najważniejsze dla siebie rzeczy na bieżąco. Pozwala to na znaczne zwiększenie efektywności pracy i skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie niektórych operacji. Usprawnienie komunikacji między klientem a księgowym jest krokiem który przynosi liczne korzyści dla obu stron, przez co można potraktować to jako długofalową inwestycję.

 

20 sierpnia 2015