Skuteczna optymalizacja pracy w księgowości w kilku krokach!

Odczytywanie papierowych faktur i szybkie wprowadzanie ich do programu księgowego jest bardzo ważnym etapem w pracy księgowości danej firmy. Z tego też powodu musimy zrobić wszystko, aby maksymalnie móc to usprawnić. Wspomaganie efektywnego obiektu dokumentów w firmie może być niezbędne do podniesienia efektywności pracy księgowego.

Odpowiedzią na wszystkie związane z tym problemy może być skorzystanie ze specjalnej aplikacji do odczytywania skanów papierowych faktur; takie rzeczy w najbliższej przyszłości staną się prawdopodobnie nieodłącznym elementem pracy każdego księgowego. Jest to taki sam znak czasów i nadejścia nowoczesności jak stopniowe przechodzenie z ksiąg papierowych na elektroniczne systemy księgowe. W tradycyjnym ujęciu praca księgowego w firmie polega przede wszystkim na wprowadzaniu danych z faktur i dokumentów papierowych do elektronicznych programów księgowych; oprócz tego dochodzi tu jeszcze ich dektretowanie oraz księgowanie. Potem następuje również archiwizowanie dokumentów, co związane jest z koniecznością odpowiedniego ich ułożenia oraz przechowywania w segregatorach. Dla każdego księgowego takie obowiązki są zupełnie oczywiste – praca odbywa się w taki sposób od całych już lat. Musimy jednak przemyśleć to, czy wykonywanie obowiązków w taki właśnie sposób faktycznie pozwala na maksymalne wszystkich możliwości oraz mocy przerobowych naszych pracowników. W tej tradycyjnej formie pracownik musi stale wykonywać te same, powtarzane nieustannie czynności; zakres obowiązków księgowego nie zmienia się zwykle w zależności od jego stażu na takim stanowisku. Przy braku odpowiednich procedur pojawia się jednocześnie brak efektywności w gospodarowaniu czasem oraz umiejętnościami całego zespołu. Warto w takim razie skorzystać z systemu automatycznego wprowadzania do programu faktur papierowych. Coś takiego z jednej strony zdejmuje z pracowników obowiązek żmudnego przepisywania danych z takich dokumentów, a z drugiej pozwala na stworzenie faktycznie optymalnych procedur w pracy. To właśnie z tego wynikają największe korzyści finansowe związane z wdrażaniem u siebie takich technologii. Automatyczne odczytywanie papierowych faktur możliwe jest dzięki zastosowaniu technologii OCR – Optical Character Recogniction. Dzięki niej możliwe jest przetworzenie obrazu graficznego do postaci tekstowej. Same systemy OCR nie są tutaj jednak najważniejsze; dużo ważniejszą rolę odgrywa sam program, który jest w stanie odczytywać przetworzone w taki sposób dane i prawidłowo je interpretować. Doskonałym przykładem może tutaj być program SoldeoSMART. Program analizuje dane odczytywane z faktury i wybiera spośród nich te, które trzeba wprowadzić do bazy danych. Jest to przede wszystkim data wystawienia, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury na podstawie stawek VAT. Program jest w stanie odczytać i przeanalizować dane nie tylko w języku polskim, ale również angielskim, włoskim oraz niemieckim. Jest to z pozoru prosta technologia, dzięki której możliwe będzie odczytanie całych tysięcy faktur w ciągu zaledwie jednego dnia pracy.

Oczywiście, samo wykorzystanie nowoczesnych narzędzi przyniesie nam dobre efekty; aby jednak taka zmiana była kompletna, potrzebne będzie również zoptymalizowanie całego modelu pracy. W taki sposób możemy zwiększyć efektywność nie tylko pojedynczych pracowników, ale również i całego ich zespołu. Taki program ma zatem nie tylko pomagać w przepisywaniu faktur do programu, ale również zwiększać efektywność wszystkich pracujących w firmie osób. Bardzo ważną zaletą jest to, że obsługiwać taki program może praktycznie każdy, bez konieczności posiadania jakichkolwiek szerokich kwalifikacji – wystarczy tu jedynie proste skanowanie faktur.

10 czerwca 2015