Ujęcie w księgach rachunkowych zaliczki w walucie obcej

Czasami zdarza się, że dana firma płaci swojemu kontrahentowi zaliczkę na poczet dostawy określonych towarów w walucie obcej. Otrzymuje za to fakturę zaliczkową – trzeba wiedzieć, jak należy prawidłowo ująć taką transakcję w księgach rachunkowych. Obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania przez podatnika zaliczki lub całości zapłaty za określone towary albo usługi.

Pojawia się tutaj również konieczność wystawienia stosownej faktury potwierdzającej otrzymanie tej zapłaty. Takie czynności powinny być wykonywane przy wszystkich późniejszych zapłatach. Jeżeli dana faktura – lub faktury – nie obejmują całości zapłaty za daną transakcję, to konieczne jest później wystawienie również faktury końcowej, która nazywana jest także fakturą rozliczeniową. Dokument taki powinien zawierać sumę wartości towarów lub usług pomniejszoną o kwotę otrzymanych już wcześniej części zapłaty; automatycznie, pomniejszona musi tu być również suma podatku jaki należy naliczyć za daną transakcję. Faktura zaliczkowa nie może być wystawiona wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Nie może to również nastąpić później niż 15 dnia miesiąca który następuje po miesiącu, w którym otrzymano płatność. W przypadku zapłaty zaliczki nie ma większego znaczenia to, czy fakt taki zostanie potwierdzony fakturą – obowiązek podatkowy powstaje tutaj zawsze. Sytuacja, w której podatnik przed dostawą towaru lub wykonaniem całej usługi otrzymuje kilka różnych wpłat w formie zaliczki nie jest niczym niezwykłym – dochodzi do tego bardzo często. Sprawia to, że zwykle wystawia się kilka faktur zaliczkowych. Warto wówczas pamiętać, że nie ma obowiązku zawierania w kolejnych fakturach zaliczkowych informacji o tych wystawionych już wcześniej. Z drugiej jednak strony nie jest to zabronione, a na pewno będziemy dzięki temu mogli znacznie ułatwić sobie późniejsze rozliczenie całości transakcji. Jeśli jednak otrzymane zaliczki łącznie pokrywają całą wartość transakcji, to w ostatniej wystawionej fakturze powinny znajdować się numery tych wystawionych już wcześniej. Nie istnieje w takim przypadku obowiązek wystawienia faktury końcowej. Jeśli zaliczka taka została wpłacona w jakiejkolwiek walucie obcej, to pojawia się konieczność przeliczenia jej na podstawie średniego kursu podawanego w danym momencie przez NBP; należy skorzystać z kursu obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym otrzymanie takiej wpłaty. Mogą tutaj oczywiście występować różnice kursowe, ale należy ustalić je dopiero w przypadku, gdy uzyskamy już dochód z transakcji za którą została wpłacona zaliczka. Podatkowe różnice kursowe powstają w przypadku, kiedy pojawi się różnica pomiędzy kwotą przychodu oraz kwotą zapłaconą przez drugą stronę transakcji. Na coś takiego składa się kwota zaliczki oraz zapłata za pozostałą część należności. Jeżeli podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, należy skorzystać z zasady przeliczania na złotówki według średniego kursu danej waluty obcej podawanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury.

Obie ustawy o podatku dochodowym określają, że sam fakt dokonania przedpłaty lub zaliczki za określony towar czy usługę – bez względu na to, czy wpłata taka została dokonana w złotówkach czy też w dowolnej walucie obcej – nie daje podatnikowi prawa do ujęcia w kosztach podatkowych kwoty wpłaconej zaliczki. Za koszt uzyskania przychodu należy bowiem uważać wydatek definitywny. Zaliczka nie mieści się w tej definicji, bowiem w każdej chwili może ona jeszcze być zwrócona.

9 czerwca 2015